Se conoce como correspondencia, a la comunicación
por escrito entre dos o más personas. La correspondencia implica el intercambio
de cartas: la persona que envía la comunicación es el remitente, mientras que
quien la recibe es el destinatario. Por lo general, la noción de la
correspondencia se utiliza para nombrar al intercambio de cartas impresas, que
se trasladan dentro de un sobre. El nombre y la dirección del destinatario se
escriben en el frente del sobre, mientras que los datos del remitente se
registran en el reverso. Correspondencia, de todas formas, puede ser el
intercambio de correos electrónicos o email. En este caso, la comunicación es
virtual y digital.
La correspondencia suele asociarse a un intercambio
privado, donde una persona "A" le escribe a una persona "B"
y esta le responde. En algunos casos, sin embargo, la correspondencia se vuelve
pública, ya sea por voluntad de los involucrados (con una carta abierta) o por
la fama de estos.
Importancia
Es un importante instrumento de comunicación
escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el
lazo que une la mayor parte de las transacciones comerciales. De ellas depende
el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una
venta, por su eficiencia y rapidez hagan que las empresas aumenten el volumen
de sus ventas.
Clasificación
La correspondencia presenta una variedad de formas
con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario
realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.
· Por
el destino: Públicas y Privadas
· Públicas:
contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio,
TV, Carteleras, pancartas.)
· Privadas:
Tratan de información de interés y carácter particular comercial y
oficial.
· Por
su contenido: Primera clase y
Segunda clase
· Primera
clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su
contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales,
documentos de negocios,
periódicos, entre otros.
· Segunda
clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya
tramitación se realiza también por correo.
· Por
su tramitación: Postal y Telegráfica
· Postal:
Cuando se acude a la oficina de
correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:
· Ordinaria:
Es la que sigue curso normal a través del correo
· Certificada:
Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a
su destinatario
· Telegráfica:
Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo
· Por
su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.
· Abiertas:
No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección,
firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
· Cerradas:
Son las que llevan los signos de
puntuación
· Mixtas:
Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
· Por
su extensión: Largas medianas y cortas
· Largas:
Cuando contienen más de doscientas palabras
· Medianas:
Cuando contienen doscientas palabras
· Cortas:
Cuando contienen cien palabras
· Por
su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está
en redacción y presentación.
Características
En la correspondencia no se trata de
lograr belleza artística sino que se pretende
la comunicación fácil clara y digna en las relaciones
comerciales.
- La claridad: consiste en decir las cosas de tal
manera que se comprenda sin esfuerzo alguno.
- La precisión: Consignar las ideas
completas, sin omitir las expresiones que ayuden al lector se forme un
juicio exacto y justo de los escritos.
- La propiedad: obliga a
usar términos y giros gramaticales adecuados tanto por su significado
como su pego a los preceptos gramaticales.
- La concisión: es la cualidad que consiste
en formular un pensamiento con el menor número de palabras
sin quitarles por esto ni claridad ni precisión.
- La sencillez: aparte de cualquier rebuscamiento
para que todo sea dicho sin una preparación aparente.
- La cortesía: es la cualidad del estilo que nos obliga a dar trato adecuado a las personas según sean las relaciones más o menos estrechas con nuestros superiores, amigos o allegados y subalternos, entre otros.
Correspondencia Comercial
Este tipo de correspondencia se realiza
entre empresas o entidades con las cuales tienen
alguna relación mercantil y entre los clientes de estas. dentro de
sus ventajas tenemos que a través de ellas es posible entablar
contactos comerciales, ofrecer servicios y productos, poner en conocimientos de
las demás alternativas económicas, hacer un enlace entre el
consumidor y el proveedor, es menos costosas que una visita personas,
edemas la carta llega y la llamada telefónica puede no ser
aceptada. Proporciona un registro escrito de
las transacciones realizadas y es confidencial, pues
casi siempre se lee en privado y sin interrupciones.
Importancia
La correspondencia comercial tiene
especial importancia porque a través de ellas inicia, fomentan y
fortalecen los vínculos de amistad entre los hombres tanto en el
aspecto familiar como en el social, comercial y político. La importancia
de la correspondencia en la actividad comercial se deduce del hecho que
determina su propia necesidad. Actualmente no hay ninguna actividad que se
pueda prescindir del intercambio, de las relaciones interpersonales,
por pequeño que sea el negocio o
empresa siempre requerirá de la transmisión de un
mensaje escrito, para hacer negociaciones.
- Informes comerciales:
son cartas dirigidas a personas del mismo rango o actividad
en la que se recaba información sobre clientes, proveedores.
- Informes personales: cartas que van
dirigidas a las empresas en la que se solicita información sobre las
personas a las que conocen por haber prestado en ellos sus servicios.
- Cartas de pedido: existen cuatro
tipos;
Solicitud de Información:
cartas de pedido, cartas de aceptación de
pedidos, cartas de cobro de pedidos.
Es un medio de comunicación escrito por
un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). Normalmente, el
nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre, el
nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el
caso de sobre manuscritos) o el anverso (en los sobre pre-impresos). Existen
cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada, la dirección de quien
envía la carta, bien por olvido o por omisión consiente del remitente. La carta
puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre
distinto. En ese sentido, solo en parte puede considerarse texto plenamente
expositivo.
Es un medio de comunicación escrito por
un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). Normalmente, el
nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre, el
nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el
caso de sobre manuscritos) o el anverso (en los sobre pre-impresos). Existen
cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada, la dirección de quien
envía la carta, bien por olvido o por omisión consiente del remitente. La carta
puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre
distinto. En ese sentido, solo en parte puede considerarse texto plenamente
expositivo.
Es un documento
rápido e inmediato de uso interno de la empresa. En el indica la información
precisa que se requiere comunicar, creciendo de frases innecesarias.
Principalmente, se utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.
Principalmente, se utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.
Importancia
Es un importante instrumento
de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones
de dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletos,
tarjetas, telegramas, catálogos, folletos entre otros. En las empresas se
considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.
Clasificación
* Circulares: para dar
a conocer internamente actividades,
normas, disposiciones y asuntos de interés común.
Se dirige a un grupo de destinatario y no exige respuesta por escrito.
* Memorandos: son comunicaciones internas que se
realizan para impartir información, orientaciones
y pautas a las dependencias y a los funcionarios. De acuerdo con el
contenido puede generar una respuesta escrita.
* Actas administrativas: documento en el que consta
lo sucedido, tratado y acordado en una reunión
* Constancia: Documento escrito
de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias
que no requieren solemnidad.
*Certificados: Documento público o privado,
de carácter probatorio, que asegura la veracidad y legalidad
de un hecho o actos solemnes acontecimientos acompañados de
formalidades necesarias para la validez de un acto
judicial, ceremonia, juramento o norma.
En la correspondencia oficial, como de
hecho en cualquier tipo de correspondencia se debe ser breve y
conciso. De esta forma se muestra inmediatamente, que se sabe lo que
quiere y se ahorra tiempo al lector. En la correspondencia oficial y en la
correspondencia comercial, las cartas son generalmente
dactilografiadas. También se utilizan, antes de la
carta propietario dicha, escribir algunas palabras
como: Señor Ministro o Señor Director-General o, en el caso de haber
relaciones de amistad con el destinatario, Mí querido Amigo. Al cerrar la
carta, es preciso escribir la fórmula de cortesía: Con los
mejores deseos, se queda bien añadir una expresión como: de
mucha consideración o aprecio. En el caso de haber relaciones
de amistad puede añadirse y un abrazo.
Características
El papel por lo general debe ser de 21
o de 12 centímetros de base por 32 o 33 de altura. Su cualidad ha de ser buena,
por lo cual se prefiere el de hilo su color es blanco, quedando los de colores
para copias y comunicación internas.
-El color de la tinta se prefiere de
color negro o azul negro.
-Debajo del membrete se coloca el
número del oficio.
-Lleva impreso el sello de la
dependencia que envía la comunicación.
-El estilo de redacción es en forma
sobria, clara, concisa, seria, veras, natural y cortés.
-Trata un solo asunto.
-Se escribe siempre a máquina o a
computadora.
-Se extiende en original y
duplicado.
